Kako koristiti AI za pisanje poslovnih ponuda, ugovora i emailova na hrvatskom
Razlika između lošeg i dobrog prompta je razlika između beskorisnog drafta i teksta koji šaljete bez uređivanja. Evo konkretnih primjera koji funkcioniraju.
"Napiši mi ponudu." ChatGPT će to napraviti. I bit će generična, bezlična i korisna koliko i prazan Word dokument.
"Napiši ponudu za dizajn web stranice malom restoranu u Splitu. Klijent ima 3.500€ budžeta, traži modernizaciju stare stranice iz 2015., prioritet mu je rezervacijski sustav i galerija jela. Ton treba biti topao i konkretan, ne korporativan. Na hrvatskom." Sad dobivate nešto upotrebljivo.
To je cijela tajna AI pisanja za posao: kontekst. Što više dodate, to manje editirate.
Struktura dobrog prompta za poslovne dokumente
Svaki prompt koji radi ima tri elementa:
Uloga — "Piši kao iskusan poslovni konzultant koji radi s malim tvrtkama."
Kontekst — tko je klijent, što traži, koji je problem koji rješavate, kakav je vaš odnos (nova suradnja, dugoročni klijent, hladni outreach).
Format i ton — duljina dokumenta, formalno ili neformalno, jezičnost, što treba biti uključeno.
Bez uloge i konteksta, AI piše za prosječnog zamišljenog korisnika. Sa svim trima elementima, piše za vašeg klijenta.
Primjeri koji funkcioniraju
Ponuda za uslugu
Uloga: iskusni freelancer koji pruža marketing usluge malim tvrtkama
Klijent: mali obrt koji prodaje ručno rađenu keramiku, vlasnica žena 45 god.,
preferira direktnu komunikaciju, nema techničkog znanja
Usluga: upravljanje Instagramom 3 objave/tjedan + 1 Reel/tjedan,
uključuje fotografiranje 1x/mj
Cijena: 450€/mj, bez PDV-a (paušal)
Uključi: opis usluge, što je uključeno, što nije, rok plaćanja 15 dana
Ton: topao, profesionalan, bez žargona
Jezik: hrvatski
Email za naplatu dugovanja
Situacija: klijent nije platio fakturu #2024-042 od 1.200€
koja dospijeva 30 dana. Suradnja traje 18 mjeseci, inače platiti na
vrijeme. Ovo je drugi podsjetnik.
Cilj: dobiti plaćanje bez oštećivanja odnosa.
Ton: čvrst ali suosjećajan, ne agresivan.
Duljina: kratko, do 5 rečenica.
Odgovor na zahtjev koji ne možete prihvatiti
Klijent traži dodatan posao izvan ugovora bez dodatne naknade.
Kontekst: klijent u dobroj vjeri, ne svjestan da to nije u scopeu.
Cilj: objasniti da je to dodatni posao, predložiti cijenu,
zadržati pozitivan ton.
Ne koristiti: "nažalost", "uz dužno poštovanje", formalne klišeje.
Ugovori i pravni dokumenti — s oprezom
AI može generirati nacrt ugovora, NDA-a, uvjeta korištenja ili politike privatnosti. Za jednostavne slučajeve (standardna usluga, jasni uvjeti) — draft je solidan polazišni materijal.
Ali: AI ne poznaje vaš specifičan poslovni slučaj, lokalnu sudsku praksu ni specifičnosti vašeg odnosa s klijentom. Za sve dokumente koji imaju pravne implikacije — koristite AI za nacrt, ali ga neka pregleda odvjetnik ili pravnik koji razumije kontekst.
To nije poziv na paranoju. Jednostavan ugovor za web usluge vrijedi 200-300€ kod odvjetnika jednom — i imate predložak koji koristite godinama.
Što AI ne može zamijeniti
AI ne zna tonalitet vašeg odnosa s klijentom. Ne zna da taj klijent uvijek reagira loše na direktan pristup, ili da ovaj drugi preferira neformalnost unatoč korporativnom nazivu tvrtke. Ne zna što ste dogovorili na ručku prošli tjedan.
Sve to morate dodati u prompt — ili editirati nakon generiranja. I to je u redu. AI štedi 70% posla; vi dodajete 30% koji ga čini vašim.